€4.800 verschwendete IT-Lizenzen pro Jahr: Warum kein Mittelständler seine SaaS-Kosten kennt

€4.800 pro Jahr. Das ist der durchschnittliche Betrag, den ein deutsches Mittelstandsunternehmen mit 100 Mitarbeitern jedes Jahr für Software-Lizenzen bezahlt, die niemand benutzt.

Keine Schätzung. Kein Branchendurchschnitt aus einer McKinsey-Studie. Das ist der Median aus unseren eigenen Scans bei Mittelständlern zwischen 50 und 200 Mitarbeitern.

€4.800. Jedes Jahr. Einfach weg.

Und das Absurde: Fast kein Geschäftsführer weiß davon. Nicht weil die Zahl versteckt ist — sondern weil niemand hinschaut.

Wo das Geld verschwindet

Die Verschwendung kommt nicht aus einer einzelnen Quelle. Sie verteilt sich auf vier Bereiche, die in Kombination erschreckend teuer werden.

1. Ex-Mitarbeiter, die noch auf der Gehaltsliste der Software stehen

Der häufigste und teuerste Fehler. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Die HR-Abteilung erledigt den Papierkram. Der Schreibtisch wird geräumt. Aber die Microsoft-365-Lizenz? Läuft weiter. Die Salesforce-Lizenz? Läuft weiter. Der Slack-Account? Aktiv.

Im Durchschnitt finden wir bei jedem Unternehmen 3 bis 5 aktive Lizenzen für Personen, die nicht mehr im Unternehmen arbeiten.

Die Rechnung:

• 1 Microsoft 365 Business Premium-Lizenz: €20,60/Monat
• 4 Ex-Mitarbeiter mit aktiver Lizenz: €82,40/Monat
• Pro Jahr: €988,80 — nur für Microsoft. Dazu kommen CRM, Projektmanagement, Kommunikationstools.

Realistischer Gesamtwert: €1.500-€2.400 pro Jahr für Lizenzen, die buchstäblich niemandem gehören.

Und das ist nicht nur eine Kostenfrage. Es ist ein Sicherheitsrisiko. Jedes aktive Konto eines Ex-Mitarbeiters ist ein offenes Tor in Ihr Unternehmen.

2. Überdimensionierte Lizenzpläne

Microsoft 365 E5 kostet €38,40 pro Nutzer und Monat. E3 kostet €23,00. Die Differenz pro Nutzer: €15,40 im Monat, €184,80 im Jahr.

Die ehrliche Wahrheit: 60% Ihrer Mitarbeiter brauchen nur E-Mail und Word. Keine Power BI-Dashboards. Keine Advanced Compliance-Features. Kein Phone System. Für diese Mitarbeiter reicht Microsoft 365 Business Basic für €5,60/Monat — oder maximal Business Standard für €11,70/Monat.

Die Rechnung:

• 60 von 100 Mitarbeitern auf E3 statt Business Standard: Differenz €11,30/Nutzer/Monat
• Pro Jahr: €8.136

Zugegeben — nicht jedes Unternehmen hat E5 oder E3. Aber selbst bei Business Premium vs. Business Standard (Differenz €8,90/Nutzer/Monat) reden wir bei 60 Nutzern über €6.408 pro Jahr.

Warum passiert das? Weil beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters niemand fragt: „Welche Lizenz braucht diese Person wirklich?" Stattdessen wird einfach die gleiche Lizenz wie für alle anderen zugewiesen. Der Weg des geringsten Widerstands — und der teuerste.

3. Doppelte und dreifache SaaS-Tools

Kennen Sie das? Die Marketing-Abteilung nutzt Notion. Die Entwickler arbeiten mit Confluence. Das Projektmanagement läuft über Coda. Und der Vertrieb hat seine eigene Wiki-Lösung in Salesforce.

Vier Tools. Eine Funktion. Vier Rechnungen.

Das ist kein Einzelfall. Wir sehen es bei fast jedem Unternehmen:

• Projektmanagement: Asana + Monday.com + Trello + Jira (unterschiedliche Teams, gleicher Zweck)
• Kommunikation: Slack + Microsoft Teams (beide aktiv, niemand weiß welches Tool „das offizielle" ist)
• Dateispeicher: Dropbox + Google Drive + OneDrive + Box (gewachsen über Jahre, nie aufgeräumt)
• Notizen/Wikis: Notion + Confluence + Coda + OneNote (jede Abteilung hat „ihr" Tool gewählt)

Die Rechnung:

• Notion Team: €8/Nutzer/Monat x 20 Nutzer = €160/Monat
• Confluence Standard: €5,75/Nutzer/Monat x 30 Nutzer = €172,50/Monat
• Eines der beiden ist überflüssig: mindestens €1.920 pro Jahr

Multiplizieren Sie das über alle Tool-Kategorien, und Sie landen schnell bei €2.000-€3.000 jährlicher Verschwendung durch Duplikate.

4. Vergessene Add-ons und Premium-Features

Der unsichtbarste Kostenpunkt. Irgendwann hat jemand ein Add-on aktiviert. Ein Premium-Feature freigeschaltet. Eine Testversion gestartet, die nach 30 Tagen kostenpflichtig wurde.

Beispiele aus der Praxis:

• Microsoft Power Automate Premium: €12,50/Nutzer/Monat — aktiviert für 8 Nutzer, genutzt von 1
• Zoom Webinar-Lizenz: €45/Monat — das letzte Webinar war vor 11 Monaten
• LinkedIn Sales Navigator: €79,99/Monat — für einen Vertriebsmitarbeiter, der seit 6 Monaten in der Marketingabteilung arbeitet
• Dropbox Advanced: €18/Nutzer/Monat — obwohl das Unternehmen längst auf OneDrive umgestiegen ist. Noch 12 aktive Lizenzen.

Konservativer Schätzwert: €600-€1.200 pro Jahr an vergessenen Add-ons und Features.

Die Gesamtrechnung

| Verschwendungsquelle | Jährliche Kosten | |---|---| | Ex-Mitarbeiter-Lizenzen | €1.500 - €2.400 | | Überdimensionierte Pläne | €1.500 - €8.100 | | Doppelte SaaS-Tools | €2.000 - €3.000 | | Vergessene Add-ons | €600 - €1.200 | | Gesamt | €5.600 - €14.700 |

Der Median bei unseren Scans: €4.800. Manche Unternehmen liegen deutlich darüber.

Warum niemand hinschaut

Die IT-Kosten verteilen sich über Dutzende Einzelrechnungen. Kreditkartenabbuchungen. Jahresverträge, die automatisch verlängern. Sammelrechnungen, die unter „IT-Kosten" verbucht werden, ohne dass jemand die einzelnen Posten prüft.

Kein CFO hat Zeit, jeden Monat 40 SaaS-Rechnungen durchzugehen. Kein IT-Leiter hat die Übersicht über Tools, die Fachabteilungen eigenständig gebucht haben. Und kein Geschäftsführer weiß, dass das Problem überhaupt existiert.

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• Welche Lizenzen aktiven Nutzern zugewiesen sind, die sie nicht verwenden
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